REM, l’evoluzione della PEC: cosa cambia, cos’è e come funziona

Come effettuare il passaggio da PEC A REM (esclusi gli utenti @pec.iwebpro.it)

Il passaggio da Pec a Rem sarà piuttosto semplice perché basterà riconoscere chi è l’utente titolare della Pec, verificare numero e documento d’identità e attivare la verifica in due passaggi. Saranno comunque i provider a gestire ogni fase della migrazione.
Attenzione che l’attivazione della verifica in due passaggi bloccherà la ricezione delle PEC/REM su eventuali client dove sono configurate, per queste APP esterne andrà creata una password adhoc, per questo contattateci una volta svolto il passaggio che riconfigureremo i vostri client in tele assistenza.
Il tutto sarà gestibile attraverso il primo accesso alla vs. Web mail. Per qualsiasi informazione contattateci per essere seguiti passo passo.

OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DELLA PEC

Come accennato prima: esiste un obbligo di conservazione PEC. Questa però non è una novità, infatti, l’obbligo di conservazione PEC c’è sempre stato.

Può sembrare che questo obbligo sia stato introdotto recentemente dalle nuove regole eiDAS e del Codice Civile. In realtà già nell’articolo 2220 del Codice Civile si parla di obbligo di conservazione, inteso come:

“(Conservazione delle scritture contabili). Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.”

PER QUANTO TEMPO DEVE ESSERE CONSERVATA LA PEC?

Assodato l’obbligo conservazione sostitutiva pec è lecito domandarsi per quanto tempo debba essere conservata la PEC.

Sempre l’articolo 2220 del Codice Civile ci indica come tempo di conservazione PEC quello di 10 anni. Infatti, il citato articolo spiega che è obbligatorio conservare per 10 anni la corrispondenza in ingresso e in uscita (di qualsiasi ente privato o pubblico).

La PEC non è nient’altro che una corrispondenza, guidata da norme digitali atte a darne valenza legale, come per le vecchie raccomandate cartacee.

CONSERVAZIONE DIGITALE PEC

Come per le vecchie raccomandate cartacee, quindi, anche in questo caso è obbligatoria la conservazione pec a norma.

È sempre bene ricordare e specificare che: la conservazione sostitutiva pec è profondamente diversa dall’archiviazione sostitutiva pec. Se l’archiviazione è un mero salvataggio di documenti la conservazione digitale è soggetta a norme e leggi.

Essendo la PEC un documento informatico dovrà sottostare, quindi, alle norme di conservazione digitale.

Per conservazione digitale documenti e, in questo caso anche della PEC, si intende il processo grazie alla quale i documenti informatici possono diventare accessibili, leggibili, autentici e legali.

Come per qualsiasi documento, la conservazione digitale della PEC, viene normativizzata da:

Il regolamento eiDAS, atto a fornire la base normativa per interazioni elettroniche sicure tra i membri, quali che siano cittadini, pubbliche amministrazioni e imprese, dell’Unione Europea.
Linee guida AgID, che indicano le modalità di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale), un testo unico che organizza le norme che riguardano l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione nei rapporti con i cittadini e le imprese.

LA SOLUZIONE

La funzionalità di ARCHIVIO presente nelle nostre REM/PEC funziona in modo totalmente automatizzato archiviando cronologicamente le vostre mail, sia ricevute che inviate, senza alcuna possibilità di modifica successiva delle stesse. Sarà inoltre possibile discriminare quali mail dovranno essere archiviate e quali no. Questo tipo di archiviazione che consente la sola cancellazione delle mail e non la modifica ottempera pienamente alle normative vigenti in ambito di conservazione obbligatoria.

Per le caselle Professional e Platinum può essere richiesto spazio aggiuntivo sia per la mail che per l’archiviazione.